詳細(xì)職責(zé)

1. 文書處理與檔案管理

· 文件起草與編輯： 使用Word、Excel、PPT等辦公軟體，撰寫、排版、列印各類文件，如通知、報告、信函、合同等。
· 資料錄入與整理： 將紙本或電子資料準(zhǔn)確地輸入電腦系統(tǒng)（如Excel表格、資料庫等）。
· 檔案管理： 建立並維護(hù)紙本和電子檔案系統(tǒng)，對文件進(jìn)行分類、編目、歸檔和保管，確保查找便捷。
· 收發(fā)文件： 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外來文件、傳真、郵件的接收、登記、傳閱和分發(fā)。

2. 接待與溝通協(xié)調(diào)

· 前臺接待： 接聽公司總機(jī)電話，禮貌問候並準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接；接待來訪客人，通報相關(guān)人員。
· 內(nèi)外溝通： 作為部門間的溝通橋樑，傳達(dá)訊息、通知會議等。
· 郵件與信函處理： 處理日常的電子郵件往來，以及公司實體信件的收發(fā)。

3. 資料管理與數(shù)據(jù)處理

· 數(shù)據(jù)記錄與統(tǒng)計： 協(xié)助進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總，製作週報、月報的基礎(chǔ)表格。
· 資料庫維護(hù)： 更新和維護(hù)客戶、供應(yīng)商、員工等基礎(chǔ)資訊資料庫。
· 資訊保密： 嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和數(shù)據(jù)。

4. 日常行政事務(wù)

· 辦公用品管理： 負(fù)責(zé)辦公用品的採購申請、領(lǐng)用登記、庫存盤點和發(fā)放。
· 會議支援： 預(yù)約會議室，準(zhǔn)備會議所需設(shè)備（投影儀等），並進(jìn)行會議記錄和紀(jì)要整理。
· 差旅與費用： 協(xié)助員工預(yù)訂車票、酒店，以及處理簡單的費用報銷單據(jù)整理。
· 環(huán)境維護(hù)： 保持前臺、會議室等公共區(qū)域的整潔，監(jiān)督保潔工作。

5. 其他上級交辦事項

· 協(xié)助部門主管或其他同事完成臨時性、突發(fā)性的工作任務(wù)。

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要求的技能與特質(zhì)

· 教育程度： 高中或大專以上學(xué)歷，行政、文秘、商科等相關(guān)專業(yè)為佳。
· 辦公軟體操作： 熟練使用Microsoft Office套件（Word, Excel, PowerPoint, Outlook）是基本要求。
· 中文打字速度： 通常要求每分鐘40-60字以上，準(zhǔn)確率高。
· 語言能力： 流利的普通話，要求簡單的英語溝通能力。
· 個人特質(zhì)：
  · 細(xì)心謹(jǐn)慎： 處理文書和數(shù)據(jù)時高度仔細(xì)，避免出錯。
  · 溝通能力： 具備良好的口頭和書面溝通技巧。
  · 有條理： 做事有條不紊，能有效管理多項任務(wù)。
  · 責(zé)任心強(qiáng)： 對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能按時完成任務(wù)。
  · 學(xué)習(xí)能力： 能快速學(xué)習(xí)公司的內(nèi)部系統(tǒng)和流程。
  · 親和力： 待人友善，能營造良好的第一印象。